7 points clés pour éviter un redressement URSSAF

1) La DPAE

La Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE) est une formalité obligatoire que l’employeur doit effectuer avant l’embauche. Elle permet d’assurer la couverture du salarié en cas d’accident de travail, d’ouvrir ses droits sociaux et de bénéficier, en tant qu’employeur, de certaines exonérations de charge.

La DPAE doit être transmise à l’URSSAF avant la prise de fonction, et peut être effectuée au plus tôt 8 jours avant la date prévue d’embauche.

En cas de retard ou d’absence de DPAE, l’employeur s’expose à plusieurs types de sanctions :

• une régularisation des cotisations qui n’ont pas été déclarées,
• une pénalité correspondant à 300 fois le taux horaire du minimum garanti,
• des sanctions pouvant aller jusqu’à 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement (pour une personne physique), et 225 000 € d’amende et un placement sous surveillance judiciaire (pour une personne morale),en cas de volonté avérée, considérée comme un délit de travail dissimulé.

2) Le statut du dirigeant

Le statut social du dirigeant dépend de la forme juridique de l’entreprise et de son statut au sein de celle-ci. Il peut relever soit du régime général de la Sécurité sociale (président de SAS ou SASU, PDG de SA, gérant minoritaire ou égalitaire de SARL, président d’association rémunéré), soit du régime général des travailleurs indépendants (artisan, commerçant, profession libérale, gérant majoritaire de SARL).

Lorsque le dirigeant relève du régime général de la Sécurité sociale, il est assimilé salarié. À ce titre, sa rémunération doit faire l’objet d’un bulletin de paie (appelé bulletin de mandat) et être déclarée via la DSN. La rémunération du gérant doit être fixée par décision des associés, formalisée dans un procès-verbal d’assemblée générale. Toute modification de cette rémunération doit également faire l’objet d’un procès-verbal.

Une erreur d’affiliation peut entraîner :

• une couverture sociale inadaptée (retraite, prévoyance),
• des droits incomplets ou erronés,
• une requalification du statut du dirigeant ainsi qu’un redressement sur les cotisations non versées.

• 3) La sous-traitance

  Dans le cadre d’une relation de sous-traitance, l’entreprise donneuse d’ordre est soumise à une obligation de vigilance. Elle doit notamment s’assurer que son sous-traitant est à jour de ses obligations sociales et fiscales.

  Cela implique que l’entreprise doit demander une attestation de vigilance délivrée par l’URSSAF au sous-traitant, vérifier l’authenticité de cette attestation via le code de sécurité figurant sur le document (sur le site de l’URSSAF), s’assurer de la cohérence des informations déclarées, notamment entre l’effectif et la masse salariale. Cette vérification doit être effectuée lors de la conclusion du contrat, puis tous les 6 mois jusqu’à la fin de la relation contractuelle.

  En cas de manquement à cette obligation, si le sous-traitant fait l’objet d’un redressement, notamment pour travail dissimulé, l’URSSAF peut engager la responsabilité solidaire du donneur d’ordre. Dans ce cas, l’entreprise pourra être contrainte : de régler les cotisations sociales impayées, les majorations de retard et pénalités.

4) La DUE mutuelle et prévoyance

La Décision Unilatérale de l’Employeur (DUE) permet de formaliser la mise en place d’un régime de complémentaire santé ou de prévoyance, en l’absence d’accord collectif. Elle rend ce régime obligatoire pour les salariés concernés.

La DUE est un acte juridique encadré, qui doit être rédigé avec rigueur et comporter des mentions légales essentielles : les bénéficiaires, le niveau des garanties, la répartition du financement entre employeur et salarié, et les modalités d’entrée en vigueur. Elle doit impérativement mentionner les cas de dispense d’adhésion prévus par la réglementation. À défaut, aucune dispense ne pourra être valablement appliquée, y compris à la demande du salarié.

Après sa mise en place, la DUE doit être portée à la connaissance des salariés concernés. L’employeur doit être en mesure de prouver cette information (remise en main propre contre émargement, courrier, ou par tout autre moyen), notamment en cas de contrôle.

En cas d’absence de DUE ou de non-conformité, l’employeur s’expose à :

• l’annulation des exonérations de cotisations sociales sur la part patronale finançant le régime santé ou prévoyance concerné,
• un redressement de l’URSSAF avec un rappel des cotisations dues, assorti de majorations de retard et de pénalités, ce manquement peut être invoqué par un salarié pour appuyer une réclamation, notamment en matière de
• protection sociale complémentaire ou en cas d’absence de mise en place conforme du régime.

5) Les dispenses mutuelle

Le salarié peut refuser d’adhérer au régime de santé collectif, uniquement dans certains cas prévus par la législation et mentionnés dans un accord collectif ou la DUE.

Peuvent notamment être dispensés, sous réserve de justificatifs :

• Salarié déjà bénéficiaire d’une mutuelle en tant qu’ayant droit par un régime collectif et obligatoire (ex. : mutuelle d’entreprise du conjoint facultative ou obligatoire),
• Salarié déjà couvert à titre individuel, jusqu’à l’échéance de son contrat individuel,
• Salarié présent dans l’entreprise lors de la mise en place du régime, lorsque celui-ci résulte d’une décision unilatérale de l’employeur avec participation financière du salarié,
• Salarié bénéficiaire de la complémentaire santé solidaire (CSS)
• Salarié en CDD ou apprenti d’au moins 12 mois, justifiant d’une couverture individuelle pour le même type de garanties.
• Salarié en CDD ou apprenti de moins de 12 mois, même sans couverture individuelle,
• Salarié en CDD ou contrat de mission de 3 mois maximum, ou à temps partiel (15 heures ou moins par semaine).

La dispense doit impérativement faire l’objet d’une demande écrite du salarié, accompagnée des justificatifs requis, que l’employeur doit conserver.

En l’absence de dispense valable, le salarié doit être affilié au régime. À défaut, l’employeur s’expose à :

• un redressement URSSAF entraînant la réintégration des contributions patronales dans l’assiette des cotisations sociales, avec application de majorations de retard et de pénalités.

6) Les avantages en nature 

Un avantage en nature se définit comme la mise à disposition ou la fourniture, par l’employeur, d’un bien ou d’un service à un salarié, gratuitement ou moyennant une participation inférieure à sa valeur réelle, ce qui lui procure un avantage personnel.

À titre d’exemples :

• la mise à disposition d’un véhicule de fonction pouvant être utilisé pour des déplacements personnels (trajets domicile-travail ou week-end ou congés),
• la prise en charge des repas en dehors de toute contrainte professionnelle,
• la mise à disposition d’un logement,
• ou encore l’utilisation à titre privé d’outils professionnels (téléphone, ordinateur portable, etc.).

Les avantages en nature doivent être évalués selon des règles précises (valeur réelle ou forfait selon la nature de l’avantage) et intégrés au bulletin de paie. Ils sont soumis à cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu, au même titre que la rémunération.

En cas d’absence de déclaration ou de sous-évaluation d’un avantage en nature, l’employeur s’expose à :

• un redressement de l’URSSAF, qui procédera à la réintégration des avantages dans l’assiette des cotisations, avec application de majorations de retard et de pénalités,
• des sanctions financières et pénales si l’avantage en nature non déclaré est requalifié en dissimulation de rémunération, assimilable à du travail dissimulé.

7) Les frais professionnels

Les frais professionnels engagés par le gérant et les salariés doivent être justifiés et correspondre à une dépense réelle effectuée dans l’intérêt de l’entreprise. Chaque note de frais doit ainsi être accompagnée de justificatifs (factures, tickets, reçus) permettant d’en vérifier la nature et le montant.

S’agissant des indemnités kilométriques, celles-ci doivent être établies avec précision. Il est nécessaire de mentionner : le jour de déplacement, le lieu du déplacement, l’identité du tiers concerné (client, fournisseur, prospect, etc.), l’adresse ainsi que le nombre de kilomètres parcourus.

Seuls les déplacements à caractère professionnel peuvent être pris en charge. À ce titre, les trajets entre le domicile et le lieu de travail ne constituent pas de frais professionnels remboursables au titre des indemnités kilométriques.

De même, toute dépense engagée dans un cadre personnel ne peut en aucun cas être remboursée par l’entreprise.

En cas d’absence de justificatifs ou de prise en charge de dépenses non professionnelles, l’URSSAF peut procéder :

• à la requalification des remboursements en avantage en nature, entraînant leur réintégration dans l’assiette des cotisations sociales, avec application de majorations de retard et de pénalités.
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